プライバシーポリシー及び行動指針

家政婦(夫)雇用の重要事項説明書

当紹介所は厚生労働大臣の許可を受け有料で職業紹介事業を行っています。 従いまして家政婦(夫)の就労紹介(斡旋)事業は職業安定法の定めに従って、法令を守り運営されており、求人者の方にも職業紹介が適切に行われるよう一定の規制が果たされており、職業安定法に抵触されないようにお願い致します。 紹介事業は家政婦(夫)を紹介(斡旋)する事業で、家政婦(夫)を採用されたら勤務時間、就労日等すべての雇用管理責任は求人者側に発生します。 採用後のトラブルを避けるため、ご理解できない事項は事前に十分説明を受け、納得されてから雇用いただくようにお願いいたします。

求人受付に関する事項
求人の申込みを受けた紹介事業者は求人の紹介(斡旋)に努めなければなりません。しかし、求人申込みの業務内容が法令に違反する場合はその限りではありません。 ご紹介する場合は雇用期間を定め、家政婦(夫)に紹介状を持参させますので、面接をし採否にかかわらず紹介事業者へ連絡をください。不採用の場合は再び別の登録者をご紹介いたします。(登録者が出払い等でいない場合はご紹介できないこともあります。) 採用後、紹介の期間を過ぎた場合は、再び求人の申込みをしてください。その際、求人の申込みを受け付けた証として求人受付事務費を請求いたします。申込みのない場合は期間満了を持って雇用終了となります。

成功報酬手数料に関する事項
紹介により斡旋行為が成立した場合には、斡旋した成功報酬として法の定めに従い、賃金の一定割合を成功報酬手数料として申し受けます。紹介事業者は本来、斡旋行為終了時点で成功報酬手数料を求人者から支払いを受けますが、家政婦(夫)職の場合、仕事の内容から求人者の都合で就労日数、就労時間が定まらず、賃金額が毎月変動する場合もありますので、事前の賃金算定が不可能です。また、手数料を一括払いを受けた場合、短期退職時には精算業務が発生します。 当紹介所の紹介手数料は通常の有期雇用は12%と致しますが、新規求人票を提出して頂き、再び雇用期間を定めて雇用をされる場合は、従来の手数料12%を徴収いたします。 有期雇用期間が終了し、再び家政婦(夫)を雇用期間の定めのない無期雇用(直接雇用)を希望される場合は、新規求人票を提出して頂き、当紹介所が厚生労働大臣に届けている手数料表に基づき総賃金の12%をお支払ください。

平成29年3月雇用保険法の一部改正及び平成25年4月に改正されました労働契約法、通称「5年ルール」につきましては、無期雇用の場合、求人者が職業紹介事業者に「期間の定めのない雇用者」の異動の報告義務が発生しております。毎年、当紹介所から送付された「調査票」にご記入されご返送お願いいたします。
また、雇用者と話し合い、雇用者を退職させ、紹介所を経由せずに雇用し、引き続き当該事業所等に勤務している場合、職業安定法の遵守が出来ないと解釈し、所轄公官庁に報告をいたします。(職業安定法第5条の2、同法第32条14第1項)
なお、民法130条(条件の成就の妨害)に該当することにもなり、法的に処理をしないといけない場合もあります。

個人情報に関する事項
当事業者に登録した家政婦(夫)の個人情報は「適格紹介」の必要な情報で、当事業者から家政婦(夫)の住所、電話番号等の個人情報は求人者側に伝えられません。面接をされ、採用が決まりましたら直接、本人から履歴書等を提出され個人情報を収集してください。

その他の事項
上記内容以外の事項で問題が発生した場合は、例えば器物の破損、身体的事故等が発生した場合、家政婦(夫)が各種の保険に加入して場合があります。本人の事情で加入してない場合もありますので面接の際、ご確認ください。

平成29年12月
千葉県千葉市中央区新町25−2
内山家政婦看護師紹介所
所長 内山昭一郎

個人情報適正管理規程

1. 個人情報を取り扱う事業所内の職員の範囲は、所長とする。個人情報取扱責任者は職業紹介責任者内山昭一郎とする。

2. 職業紹介責任者は、個人情報を取り扱う1に記載する事業所内の職員に対し、個人情報取扱いに関する教育・指導を年1回実施することとする。また、職業紹介責任者は、少なくとも5年に1回は職業紹介責任者講習会を受講するものとする。

3. 取扱者は、個人の情報に関して、当該情報に係る本人から情報の開示請求があった場合は、その請求に基づき本人が有する資格や職業経験等客観的事実に基づく情報の開示を遅滞なく行うものとする。さらに、これに基づき訂正(削除を含む。以下同じ。)の請求があったときは、当該請求が客観的事実に合致するときは、遅滞なく訂正を行うものとする。
また、個人情報の開示又は訂正に係る取扱いについて、職業紹介責任者は求職者等への周知に努めることとする。

4. 求職者等の個人情報に関して、当該情報に係る本人からの苦情の申出があった場合については、苦情処理担当者は誠意を持って適切な処理をすることとする。
なお、個人情報の取扱いに係る苦情処理の担当者は、職業紹介責任者内山昭一郎とする。

個人情報保護方針について

当紹介所は、個人情報の重要性を認識し、以下の取り組みを実施いたしております。

  • お客様個人に関する情報(以下「個人情報」といいます)の取り扱いについて規定を定め、また、組織体制を整備し、個人 情報の適切な保護に努めております。
  • お客様から個人情報を収集させていただく場合は、収集目的、お客様に対する当所の窓口をお知らせしたうえで、必要 な範囲で個人情報を収集させていただきます。
  • お客様の個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等を防止するための措置を講じております。 当所が、個人情報の処理を外部へ委託する場合には、漏えいや再提供を行わないよう契約により義務づけ、適切な管理を実施させていただきます。
  • お客様が、お客様の個人情報の確認、訂正等を希望される場合には、お客様に対する当所までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
  • 当所が保有する個人情報に関して適用される法令、規範を遵守するとともに、上記各項における取り組み及び保護活動を、維持、改善してまいります。

個人情報の第三者への開示について

当紹介所は、原則として、ご提供いただいた個人情報を第三者に提供・開示することはいたしません。ただし、当紹介所と機密保持契約を締結している協力企業、提携会社及び業務委託会社に対して個人情報を開示する場合があります。その場合においても、当紹介所が提供するサービスと同様、個人情報に関する諸規程を遵守し、その管理を行い当社との間において個人情報を遵守する契約条項を義務づけます。

また、お客様本人より個人情報の開示を求められた場合は、合理的な期間内において可能範囲内の情報を通知することができます。

上記以外において、以下のような場合、個人の情報を開示いたします。 当紹介所が従うべき法律に基づき個人情報の開示を要求された場合(裁判所、検察庁、警察などの法的機関からの法律に基づく正式な照会を受けた場合)、当紹介所は、これに応じて情報を開示する場合があります。

プライバシーポリシーの変更告知について

プライバシーポリシーの内容は、必要に応じて変更することがございます。お客様の方へは、その都度ご連絡はいたしかねますので、ご利用の際には本ページの最新内容をご参照ください。

内山家政婦看護師紹介所の行動指針

1.経営の基本姿勢

(1)人材紹介事業の公共性を自覚し、その社会的使命に基づく経営を行う。
(2)求人者、求職者の視点に立った経営を行う。
(3)業務の適正運営とサービス向上を常に心がけ、人材紹介事業の信頼性を高める経営を行う。
(4)従業員の資質やモラルが特に重要であることを認識して、従業員の教育研修を充実すると共に、労働環境、福利厚生の向上に努める。

2.コンプライアンス(法令遵守)

(1)人材紹介事業の社会的責任の重要性を自覚し、法令遵守を徹底する。
(2)商業倫理、社会通念、国際慣行等にも配慮し、社会的良識に基づいた事業運営を行う。

3.情報開示

法令で定めるもの以外についても、積極的に情報開示を行い、透明性の高い事業運営を行う。

4.社会貢献

(1)人材紹介事業の特性を活かして、円滑な労働移動に寄与し、ひいては我が国経済の発展に貢献する。
(2)求人者等の需要に柔軟に対応して、人材採用、再就職支援等を通じて、その円滑な企業経営に寄与する。
(3)求職者の要望に応えて、民間企業の特性を活かした就業支援を行うことにより、働く者の生活向上に寄与する。

5.人権・人格の尊重

人にかかわる業務であり、常に人権尊重の精神で事業運営を行う。

6.個人情報と求人者情報の管理

(1)人材紹介事業における個人情報と求人者情報の保護の重要性を自覚して、その収集、保管を行い使用する。
(2)情報漏えいの内外にもたらす影響の重要性を認識して、防止策を講じるなどの事業運営を行う。

7.公正競争

自由にして公正な競争が人材紹介事業の発展につながることを認識して、競争原理に基づいた事業運営を行う。

業務の運営に関する規程

第1 求 人

1 本所は、家政婦(夫)・看護師に関する限り、いかなる求人の申込みについてもこれを受理します。
ただし、その申込みの内容が法令に違反したり、賃金、労働時間等の労働条件が通常の労働条件と比べて著しく不適当である場合や一定の労働関係法令違反の求人者による求人及び暴力団等による求人又は虚偽の求人は受理しません。

2 求人の申込みは、求人者又はその代理人が直接来所されて、所定の求人票により、お申込みください。直接来所できないときは、郵便、電話、ファックス又は電子メールでも差し支えありません。

3 求人申込みの際には、業務内容、賃金、労働時間、その他の雇用条件をあらかじめ書面の交付又は電子メールの使用により明示してください。ただし、紹介の実施について緊急の必要があるためあらかじめ書面の交付又は電子メールの使用による明示ができないときは、当該明示すべき事項をあらかじめこれらの方法以外の方法により明示してください。なお、求人票の有効期間については受付日から紹介日までといたします。採用時の条件が求人申込時のものと異なる場合もその内容を求職者に明示願います。

4 求人受付の際には、受付事務費と紹介手数料を、別表の料金表に基づき申し受けます。一旦申し受けました事務経費は紹介の成否にかかわらずお返しいたしません。

5 無期雇用の場合、就労後、紹介した就労者が継続して雇用されているか、報告義務がありますのでご協力ください。

第2 求 職

1 本所は、家政婦(夫)・看護師に関する限り、いかなる求職の申込みについてもこれを受理します。
ただし、その申込みの内容が法令に違反する場合には受理しません。

2 求職申込みは、本人が直接来所されて、所定の求職票によりお申込みください。

3 求職の有効期限については、求職受付日から2ヶ月とします。なお、求職の有効期間内であっても就職が決まった時には求職申込が無効になるものとします。再度仕事探しをされる場合には求職申込みをしていただきます。常に日雇的又は臨時的な労働に従事されることを希望される方は特別の登録をしておき、求職申込みの手続を省略致します。

第3 紹 介

1 求職の方には、職業安定法第2条にも規定される職業選択の自由の趣旨を踏まえ、その御希望と能力に応ずる職業に速やかに就くことができるよう極力お世話致します。

2 求人の方には、その御希望に適合する求職者を極力お世話致します。

3 紹介に際しては、求職の方に、紹介において従事することとなる業務の内容、賃金、労働時間その他の雇用条件をあらかじめ書面の交付又は希望される場合には電子メールの使用により明示します。ただし、紹介の実施について緊急の必要があるためあらかじめ書面の交付又は電子メールの使用による明示ができないときは、あらかじめそれらの方法以外の方法により明示を行います。

4 求職の方を求人者に紹介する場合には、紹介状を発行しますから、その紹介状を持 参して求人者へ行っていただきます。

5 いったん求人、求職の申込みを受けた以上、責任をもって紹介の労をとります。

6 本所は、労働争議に対する中立の立場をとるため、同盟罷業又は作業閉鎖の行われている間は求人者に、紹介を致しません。

7 就職が決定しましたら求人された方から別表の手数料表に基づき、受付事務費と紹介手数料を申し受けます。

第4 そ の 他

1 本所は、職業安定機関及びその他の職業紹介事業者等と連携を図りつつ、当該事業に係る求職者等からの苦情があった場合は、迅速、適切に対応いたします。

2 雇用関係が成立しましたら、求人者、求職者両方から本所に対して、その報告をしてください。
また、紹介されたにもかかわらず、雇用関係が成立しなかったときにも同様報告してください。
なお、期間の定めのない労働契約を締結した求職者が就職から6箇月以内に離職(解雇された場合を除く)したか否かについて求人者から本所に対して報告して下さい。報告がない場合は当紹介所より調査依頼をお願いする場合があります。

3 本所は、求職者又は求人者から知り得た個人的な情報は個人情報適正管理規程に基 づき、適正に取り扱います。

4 本所は、求職者又は求人者に対し、その申込みの受理、面接、指導、紹介等の業務について、人種、国籍、信条、性別、社会的身分、門地、従前の職業、労働組合の組合員であること等を理由として差別的な取扱いは一切致しません。なお、反社会的勢力と判明した場合には何らの催告なしに契約等を解除いたします。

5 本所の取扱職種の範囲等は、 家政婦(夫)・看護師です。本所の取扱地域は国内です。なお、交通機関で行ける範囲でお願いします。

6 本所の業務の運営に関する規定は、以上のとおりでありますが、本所の業務は、すべて職業安定法関係法令及び通達に基づいて運営されますので、ご不審の点は本所に詳しくおたずねください。

29年 12月 1日


内山家政婦看護師紹介所
代表者 内山昭一郎

手数料表

当紹介所が、有料職業紹介を行った場合は、次の通り手数料を申し受けます。

1求人受付事務費
求人(取扱職業は家政婦(夫)のみ)を受け付けた場合は、求職受付1件について、求人受付事務費として650円を求人者より負担していただきます。

2紹介手数料
求職者が就職した場合、求職者への賃金とは別に賃金の12%を紹介手数料として、求人者より負担して頂きます。

3その他
当紹介所は手数料の返戻金制度はありません。

平成29年12月改正
内山家政婦看護師紹介所

苦情処理管理規程

1. 当紹介所は、求人者及び求職者からの苦情を随時受け付ける。
2. 苦情処理に当たっては、誠意をもって対応する。
3. 苦情処理は、当紹介所の規程により下記の者が行う。

苦情処理責任者 内山昭一郎

平成29年12月改正 内山家政婦紹介所

人材サービス総合サイト情報提供事項

  4か月以上有期及び無期(人) 4か月未満
有期(人日)
離職者数
(人)
判明せず
(人)
  うち無期(人)
H27年度 2 0 7428 - -
H28年度 2 0 6966 - -
H29年度 7 0 6174 - -
H30年度 8 0 6321 - -

※返戻金制度はありません

特定個人情報取扱管理規程(マイナンバー管理規定)

内山家政婦看護師紹介所
平成27年10月1日版

第1章 総則

第1条( 目的)
本規程は、内山家政婦看護師紹介所(以下、「紹介所」という)が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号、以下「番号法」という。)及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に基づき、当所の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めることを目的とする。

第2条( 定義)
本規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。

@「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)第2条第1項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。

A「個人番号」とは、番号法第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう(番号法第2条第6項及び第7項、第8条並びに第67条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項における個人番号)。

B「特定個人情報」とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第7条第1項及び第2項、第8条並びに第67条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除く。)をその内容に含む個人情報をいう。

C「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう

D「個人情報ファイル」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものとして「個人情報の保護に関する法律施行令」で定めるものをいう。

E「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

F「個人番号関係事務」とは、番号法第9条第3項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

G「保有個人情報」とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定個人情報であって、その存否があきらかになることにより、公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの又は6ヶ月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。

H「個人番号利用事務」とは、行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第9条第1項または第2項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて、個人情報を効率的に検索し、および管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。

I「個人番号利用事務実施者」とは、個人番号利用事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

J「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

K「個人情報取扱事業者」とは、特定個人情報ファイルを事業のように供している者(国の機関、地方公共団体、独立行政法人等および地方独立行政法人を除く)であって、特定個人情報ファイルを構成する個人情報によって識別れる特定の個人の数(個人情報保護法施行令で定めるものを除く)の合計が過去6ヶ月以内のいずれの日においても5,000を超えない者以外の者をいう。

L「役職員」とは、当所の組織内にあって直接又は間接に当所の指揮監督を受けて当所の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業者(正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等)のみならず、当所との間の雇用関係にない者(取締役、監査役、派遣社員等)を含む。

M「事務取扱担当者」とは、当所内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。

N「事務取扱責任者」とは、特定個人情報等の管理に関する責任を負うものをいう。

O「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。

P「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

Qその他規定における用語は、他の特段の定めがない限り、番号法その他の関係法令の定めに従う。

第3条(個人番号を取り扱う事務の範囲)
当所が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。

役職員(扶養家族を含む)に係る個人番号関係事務(右記に関連する事務を含む) 源泉徴収関連事務等
扶養控除等(異動)申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務等
給与支払報告書作成事務等
給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等
特別徴収への切替申請書作成事務等
退職手当金等受給者別支払調書作成事務等
退職所得に関する申告書作成事務等
財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務等
健康保険、厚生年金、企業年金届出事務等
国民年金第三号届出事務等
健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事務等
雇用保険、労災保険届出事務等
雇用保険、労災保険申請・請求事務等
雇用保険、労災保険証明書作成事務等
役職員以外の個人に係る個人番号関係事務(右記に関連する事務を含む) 報酬・料金等の支払調書作成事務
配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
不動産の使用料等の支払調書作成事務
不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

第4条(会社が取り扱う特定個人情報等の範囲)
1 前条において当所が個人番号を取り扱う事務において使用される特定個人情報等の範囲は以下のとおりとする。

@役職員または役職員以外の個人から、番号法16条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)およびこれらの写し

A役職員及び扶養家族の個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、Eメールアドレス、社員番号等

B役職員以外の個人に係る個人番号関係事務に関して取得した個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、Eメールアドレス等

C当所が法定調書を作成するうえで、役職員または役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等

Dその他個人番号と関連付けて保存される情報

2 第1項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。

第2章 安全管理措置

【第1節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置】

第5条(組織体制)
1 当所は、所長が指名する者を事務取扱担当者とし、職業紹介責任者を事務取扱責任者とする。
2 事務取扱担当は個人番号が記載された書類等を受領する担当者を事務取扱担当者とする。
3 事務取扱担当者は、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
4 事務取扱担当者が変更することになる場合、所長は新たに事務取扱担当者となる者を指名するものとする。この場合、従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる者に対して確実に引継ぎを行わせるものとする。所長はかかる引継ぎが行われたか確認するものとする。

第6条(事務取扱担当者の監督)
当所は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

第7条(事務取扱責任者の責務)
事務取扱責任者は、次の職務を誠実かつ適切に遂行しなければならない。
@本規程のおよび委託先の選定基準の承認および周知
A特定個人情報の安全管理に関する教育、研修の企画
Bその他当所全体における特定個人情報の完全管理に関すること。
C特定個人情報の利用申請の承認および記録等の管理
D管理区域及び取扱い区域の設定
E特定個人情報いの取り扱い区分および権限についての設定および変更の管理
F特定個人情報の取り扱い状況の把握
G委託先における特定個人情報の取り扱い状況の監督
H特定個人情報の完全管理に関する教育、研修の実施
Iその他、当所における特定個人情報の安全管理に関すること。

第8条(事務取扱担当者の責務)
1 事務取扱担当者は、特定個人情報の「取得」「保管」「利用」「提供」「開示、訂正、利用停止」「廃棄」または委託処理等、特定個人情報を取扱い業務に従事する際、番号法および個人情報保護法並びにその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程およびその他の社内規定ならびに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払い、その業務を行うものとする。
2 事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい等、番号法もしくは個人情報保護法またはその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程又はその他の社内規定に違反している事実または兆候を把握した場合は、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。
3 各部署において個人番号が記載された書類等の受領をする事務取扱担当者は、個人番号の確認等の必要な事務を行った後はできるだけ速やかにその書類を受け渡すこととし、自分の手元に個人番号を残してはならない。

第9条(教育・研修)
1 当所は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。
2 事務取扱担当者は、事務取扱担当者が主催する本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。研修の内容及びスケジュールは、事業年度毎に所長が定める。
3 当所は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込むものとする。

第10条(取扱状況・運用状況の記録)
1 事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、以下の項目につき、個人情報等の取扱い状況を別紙1のチェックリストに基づき確認し、記入済みのチェックリストを保存するものとする。
@特定個人情報等の入手日
A源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日
B源泉徴収票等の本人への交付日
C源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日
D特定個人情報等の廃棄日
E特定個人情報の取得および特定個人情報ファイルへの入力状況
F特定個人情報ファイルの利用、出力状況の記録
G書類、媒体等の持ち出しの記録
H特定個人情報ファイルの削除、廃棄記録
I削除、廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
J特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況の記録

2 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取り扱い状況を確認するための手段として、特定個人情報管理台帳に以下の事項を記録することとする。
@特定個人情報ファイルの種類、名称  
A責任者、取扱い部署  
B利用目的  
C削除、廃棄状況  
Dアクセス権を有する者  
E特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを「管理区域」の場所  
F特定個人情報等を取り扱う事務を実施する「取扱区域」の場所

第11条(情報漏えい事案等への対応)
事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、所長に直ちに報告する。

第12条(取扱状況の確認)  
所長は、特定個人情報等の取扱状況について、1年に一回以上の頻度で確認を行うものとする。

【第2節 物理的安全管理措置】

第13条(特定個人情報等を取り扱う区域の管理)  
当所は管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。

@管理区域 
入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。なお、入退室管理については、管理室の入口へのセキュリティシステムの設置による。

A取扱区域 
可能な限り壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫するものとする。

第14条(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)
当所は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。

@特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。

A特定個人情報ファイルを取扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。

第15条(電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止)
1 当所は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出し(特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も含まれる。)は、次に掲げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も持出しに該当するものとする。

@個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合

A行政機関等への法定調書の提出等、当所が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合

2 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。

第16条(個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄)
所長は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。

【第3節 技術的安全管理措置】

第17条(アクセス制御・アクセス者の識別と認証)
当所における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。

@特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。

A機器に標準装備されているユーザー制御機能(ユーザーアカウント制御)により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。

第18条(外部からの不正アクセス等の防止)
当所は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。

@情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。

A情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等(ウイルス対策ソフトウェア等)を導入する方法。

B導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法。

C機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。

Dログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法。

第19条(情報漏えい等の防止)
当所は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。

@通信経路における情報漏えい等の防止策
通信経路の暗号化

A情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策
データの暗号化又はパスワードによる保護

第3章 特定個人情報の取得

第20条(特定個人情報の利用目的)
当所が、役職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第3条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

第21条(特定個人情報の取得時の利用目的の通知等)
1 当所は、特定個人情報を取得する場合は、「マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い」(別紙3−1〜別紙3−4)を交付又は送付する方法により、利用目的を通知する。
2 役職員は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

第22条(個人番号の提供の要求)
1 当所は、第3条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
2 役職員又は第三者が、当所の個人番号の提供の要求又は第23条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。それにもかかわらず、役職員又は第三者が個人番号の提供に応じない場合は、提供を求めた経緯等を記録するものとする。

第23条(個人番号の提供を求める時期)
1 当所は、第3条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
2 前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。たとえば、従業員等の給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等及びこれらに伴う給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求めることも可能である。

第24条(特定個人情報の提供の求めの制限)
1 特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、個人番号の利用制限(第29条)に従うものとする。
2 当所は、番号法第19条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

第25条(特定個人情報の収集制限)
当所は第3条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。

第26条(本人確認)
当所は「マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い」(別紙3−1〜別紙3−4)に掲げる方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

第27条(取得段階における安全管理措置)
特定個人情報の取得段階における安全管理措置は第2章(安全管理措置)に従うものとする。

第4章 特定個人情報の利用・保管・提供

第28条(個人番号の利用制限)
1 当所は、第18条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。
2 当所は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。

第29条(特定個人情報ファイルの作成の制限)
当所が特定個人情報ファイルを作成するのは、第3条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

第30条(利用段階における安全管理措置)
特定個人情報の利用段階における安全管理措置は第2章(安全管理措置)に従うものとする。

第5章 特定個人情報等の開示・訂正等・利用停止等

第31条(特定個人情報の開示・保管制限)
1 本人から自己の特定個人情報等に係る保有個人情報について、開示を求められた場合は、遅滞なく当該情報の主体であることを厳選に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずる。
2 当所は、第3条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
3 当所は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。
4 当所は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)の写しや当所が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

第32条(保管段階における安全管理措置および利用停止等)
1 特定個人情報の保管段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章(安全管理措置)に従うものとする。
2 本人から自己の保有個人情報が本人の同意を得ない目的外利用、不正取得、又は番号法第19条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去または第三者への提供の停止(以下本条においては「利用停止等」という)を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明した時は、違反を是正するために必要な限度で遅滞なく、当該保有個人情報等の利用停止等を行うものとする。

第31条(特定個人情報の開示・保管制限)
1 本人から自己の特定個人情報等に係る保有個人情報について、開示を求められた場合は、遅滞なく当該情報の主体であることを厳選に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずる。
2 当所は、第3条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
3 当所は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。
4 当所は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)の写しや当所が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

第32条(保管段階における安全管理措置および利用停止等)
1 特定個人情報の保管段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章(安全管理措置)に従うものとする。
2 本人から自己の保有個人情報が本人の同意を得ない目的外利用、不正取得、又は番号法第19条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去または第三者への提供の停止(以下本条においては「利用停止等」という)を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明した時は、違反を是正するために必要な限度で遅滞なく、当該保有個人情報等の利用停止等を行うものとする。

第6章 特定個人情報の提供

第33条(特定個人情報の提供制限)
当所は、番号法第19条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者(法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内 部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。)に提供しないものとする。なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。

第34条 (提供段階における安全管理措置)
特定個人情報の提供段階における安全管理措置は第2章(安全管理措置)に従うものとする。

第7章 特定個人情報の開示

第35条(特定個人情報の開示)
当所は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る特定個人情報について開示を求められた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。

第8章 特定個人情報の廃棄・削除

第36条(特定個人情報の廃棄・削除)
当所は第3条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除するものとする。

第37条(廃棄・削除段階における安全管理措置)
特定個人情報の廃棄・削除段階における安全管理措置は第2章(安全管理措置)に従うものとする。

第9章 特定個人情報の委託

第38条(役職員への国民年金第3号被保険者の個人番号の収集・本人確認の委託)
当所は、役職員に対して、当該役職員の配偶者であって国民年金第3号被保険者であるものからの個人番号の収集及び本人確認を委託する。役職員は、別紙3−1に規定する、記入済みの「本人・扶養家族個人番号一覧表」を封緘の上で会社に持参するものとする。

第39条(委託先の安全管理措置)
1 個人番号関係事務の全部または一部を委託する場合は、委託先において当所が果たすべき安全管理措置と同様の措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うこととする。
2 前項における「必要かつ適切な監督」とは以下の事項が含まれる。
@委託先の適切な選定
A安全管理措置に関す委託契約の締結
B委託先における特定個人情報の取り扱い状況の把握
3 委託先の選定にあたっては、設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況およびその他委託先の経営環境等について、当所の定める水準をみたしているかを、あらかじめ確認するものとする。
4 委託先が再委託をする場合は、当所の承認を得ければならない。
5 当所は、役職員に対して、当該役職員の配偶者であって国民年金第3号被保険者であるものからの個人番号の収集及び本人確認を委託する。

第10章 その他

第40条(変更後の個人番号の届出)
役職員は、個人番号が漏えいした等の事情により、自ら又は扶養家族の個人番号が変更された場合は、変更後の個人番号を遅滞なく当所に届け出なければならない。

第41条(改廃)
本規則の改廃は、所長が必要に応じて行うものとする。

附 則
本規則は平成27年10月1日から施行する。

別紙1 特定個人情報等の取扱状況・運用状況のチェックリスト

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