かやの里個人情報保護に関する基本方針


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かやの里　個人情報保護に関する基本方針

私たちかやの里は、業務上使用する利用者及び家族（以後利用者）・サービス業者従業員などの個人情報について、個人情報保護法に関する法令及びその他の規範を遵守すべく、自主的な管理ルール及び体制を確立致しました。

本方針は、かやの里の個人情報に関する方針であり、私たちは本方針に従い、各種対策を確実に実行することを宣言します。

個人情報の取り扱いに関する安全宣言

かやの里は、利用者情報をはじめとした個人情報を適切に管理し情報の漏洩や紛失、又、不正なアクセスや破壊・改ざんがおきないよう、徹底した安全対策を講じます。
かやの里は、個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守します。
かやの里は、個人情報および個人情報保護に関するお問い合わせに対して適切に対応します。
かやの里は、個人情報を適切に収集し、利用者の事前承諾なしに第三者への提供を行いません。
上記について、かやの里は全従業員及び関係者に周知徹底させて実行、改善、維持します。

１　個人情報の利用目的の特定

かやの里は、個人情報を次の目的で利用します。

サービスに関わる利用票・提供票・アセスメント・サービス担当者会議
利用などから請求のあった資料や情報の提供
利用者からのお問い合わせに関する対応
内部における人事・労務管理、事業戦略の立案

２　個人情報の利用範囲の制限

１．利用目的の達成に必要な範囲内で、利用者情報をはじめとした個人情報の利用を行うことがあります。

（利用する情報の項目）
氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、FAX、電子メールアドレス、契約や提供案内に関するサービス情報

２．業務の委託先への提供

利用目的の達成に必要な範囲内で、必要最小限の個人情報を提供することがあります。
この場合についても、本方針に沿った管理の実行を促し徹底します。

３．三者への提供

本人の承諾なしに個人情報を第三者に提供しません。ただし、下記の場合は利用者の承諾なしに第三者に個人情報を提供することがあります。

法令に基づく場合
人の生命、身体または財産の保護の為に必要な場合であって、利用者の承諾を得ることが困難である場合
公衆衛生の向上、又は児童の健全な育成の為に特に必要な場合であって、利用者の承諾を得ることが困難である場合
国の機関、地方公共団体又はその委託を受けた者が法の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用者の承諾を得ることによって当該事務の遂行に支障をおよぼす恐れのある場合

３　個人情報の収集

かやの里は、適正かつ合法的な方法により個人情報を収集します。

４　情報管理及び安全対策

かやの里は、個人情報を適切・厳重に管理し、情報の漏洩や紛失、またはアクセスや破壊・改ざんが起きないよう、徹底した安全対策を講じます。
かやの里は、各部門長が管理推進役を担い、個人情報を適切に取り扱うよう全従業員に対し、教育・啓発活動を実施します。
かやの里は、個人情報を提供するサービス業者に対し、個人情報を適切に取り扱うことを定めた契約を終結し、定期的にその管理状況を確認します。

５　個人情報に関するお問い合わせ

かやの里は、個人情報などの開示に関するお問い合わせを設置し、法令に従い遅滞なく合理的な範囲で対応いたします。

窓口　事務課　電話番号　0544-26-1980（代表）
電話受付時間　8:00～18:00　当社定休日（原則として土日祝祭日）は除きます

６　本方針の変更

この方針は必要に応じ変更することがあります。

かやの里は、行動規範にて情報の厳正な取り扱いを宣言しています。

この度個人情報保護法の完全施行を受け、『個人情報保護法に関する基本方針』を定めました。
日頃の業務では、次の９項目に留意して対応します。

１　個人情報取得時に「かやの里個人情報保護に関する基本方針」に関する説明を行う。

個人情報を取得する場合には、「かやの里個人情報保護に関する基本方針」に関する説明（特に情報の利用目的、かやの里内での共同利用について説明）を行い、同意を得ます。
説明した利用目的を達成するため、取得した個人情報を他社と共同で利用したり、他社に提供する場合は、所属部門長に相談の上で行います。

２　個人情報は机の上や車の中に放置せず、鍵のかかる場所に保管する。

個人情報が悪意ある人たちによって持ち出されたり、盗まれたりする事件が増えています。
帰宅時には、書類は必ず鍵のかかる机やキャビネットに保管し、持ち運ぶ時は肌身離さず持ち歩くように心がける。

３　電子データの個人情報を端末などに保管する場合はセキュリティ対策を講じる。

端末、記憶媒体（フロッピー、CD－ROM、MOなど）の紛失・盗難や事務所荒らしによる端末、記憶媒体の盗難などによる個人情報漏洩事故のマスコミ報道が増えています。
端末、記憶媒体に個人情報を保管する場合は、セキュリティ対策を講じる。
特にそれらを社外に出す場合は、必ずセキュリティ対策を講じるように徹底する。また、端末や記憶媒体に保管する情報は必要最低限とし、使用が完了した個人情報は直ちに削除する。

４　個人情報の記載のある書類や保管した記憶媒体はそのまま廃棄しない。

ゴミ箱に捨てられた書類から、個人情報が漏洩してしまう事例も発生しています。
必ずシュレッダーで裁断した上で廃棄して下さい。
また、記憶媒体の破棄時ははさみを入れたり、削除ツールなどにより読み取り不可能にしてください。個人情報の記載のある書類の裏面紙は使わないよう十分留意して下さい。

５　個人情報は無断で第三者に見せない・渡さない

普段仕事で親しい取引先から頼まれても、名前や連絡先などの個人情報を教えない。個人情報を渡しても良いのは、利用者から同意を得ている場合、あらかじめ本人に伝えている利用目的を、達成に必要な範囲で業務委託する場合の業務委託に限られます。

６　「偽りやその他の不正の手段」による取得、本人が不快と感じる取得、本人に取得の方法や入手先が説明できない取得はしない

個人情報の取得は、合法かつ適切な方法により行わなければなりません。
仮に「偽りその他不正の手段」ではないとしても、利用者が不快と感じる取得、利用者に取得の方法や入手先が説明できない取得は控える。

自社で直接個人情報を取得する場合は、前述のとおり「かやの里個人情報に関する基本方針」を説明した上で取得する。

７　取得先が不明な、本人に入手先が説明できない個人情報は使用しない

取得の経緯がわからない個人情報を使って、手紙・FAX・メールを発送しない。
端末に保管し取得の経緯がわからない昔のリストを、手紙・FAX・メールの発送などに利用しない。
利用者から使用しないよう請求を受けた場合は、所属部門長と相談の上、原則として使用をやめる。

８　個人情報に関するお問い合わせは、不用意に対応しない

個人情報に関するお問い合わせは適切に対応することが義務付けられています。
個人情報に関するお問い合わせがあった場合は利用者であるか確認せず不用意に対応してしまうとトラブルに発展する恐れがあります。その時は不用意に対応せずに確実に利用者確認してから対応する。
特に情報開示の場合は、所属部長と相談しながら慎重に対応する。

９　情報の漏洩、及びその疑いを認知したら即座に報告する

個人情報は、できる限り早く認知し、対応を始めることが重要です。最初に認知した人が放置して対応が遅れたり、勝手に対応するなどによりその後の対応を誤ってしまうと会社の経営に大きな被害を与える恐れがありますので、個人情報漏洩事故、もしくはその疑いを認知した際は、勝手に対応せず、即座に所属部長に報告する。

有限会社　かやの里　介護サービスに関する苦情解決取り扱い要綱（規定）

１条　（目的）

運営規定に基づき、苦情解決に関する必要な事項を定め、介護サービスに関する利用者（以下「利用者」という）等からの苦情の適切な解決に質するとともに介護サービスの質の向上を図ることを目的とする

２条　（苦情解決責任者）

苦情解決の責任主体を明確にするため、苦情解決責任者を置く
居宅介護支援　高本美雪
訪問介護　渡辺美幸
通所介護　吉野英子

３条　（苦情受付担当者）

利用者が苦情の申し出をしやすい環境を整えるため、苦情受付を置く
苦情受付担当者は、事務課とする

４条　（苦情担当受付の職務）

利用者からの苦情の受付
苦情内容、利用者の意向等の確認と記録
受け付けた苦情及びその改善状況等の責任者への報告と委員会への報告

５条　（苦情委員会の設置）

苦情解決に社会性や客観性を確保し、利用者の立場や特性に配慮した適切な対応を推進するため、苦情委員会を設置する

６条　（委員会の構成）

代表取締役、苦情解決責任者、ケアマネージャー、サービス提供責任者、介護員、生活相談員等の構成による

７条

委員はその苦情の内容により代表取締役が任命する

８条　（委員会の内容）

苦情受付担当者から受け付けた苦情内容の報告聴取
苦情内容の報告を受けた申し出への通知
利用者から苦情を直接受け付け
苦情申し出人と苦情解決責任者の話し合いの立会い、助言等
苦情解決責任者からの苦情に関わる事案の改善状況の報告聴取
日常的な状況把握と意見傾聴

９条　（利用者への周知）

苦情解決責任者は、利用者に対し社内苦情解決方式等の案内を配布し苦情解決責任者、苦情受付担当者の氏名や連絡先や苦情解決の仕組みについて周知する

１０条　（苦情の受付）

苦情受付担当者は、利用者からの苦情は随時受け付ける
苦情受付担当者は、苦情の受付にさいし、次の事項を書面に記録し、その内容について苦情申し出人に確認する

苦情内容
苦情申し出人の希望等
委員会への報告の要否
苦情申し出人と苦情解決責任者の話し合いへの苦情委員会の助言、立会いの要否

前項の３・４が不要の場合は、苦情申し出人と苦情解決責任者の話し合いによる解決を図る

１１条　（苦情の報告・確認）

苦情受付担当者は、受け付けた苦情はすべて苦情解決責任者および苦情委員会に報告する。
ただし、苦情申し出人が委員会への報告を明確に拒否する意思表示をした場合を除く
投書等匿名の苦情については、苦情解決責任者に報告し、必要な対応を行う
苦情委員会は、苦情受付担当者から苦情内容の報告を受け付けた旨を通知する

１２条　（苦情解決に向けての話し合い）

苦情解決責任者が、苦情申し出人との話し合いによる解決に努める
苦情申し出人又は苦情解決責任者は、必要に応じて苦情委員会の助言を求めて話し合いを行うことができる
苦情委員会の立会いによる苦情申し出人と苦情解決責任者の話し合いは次により行う
- 苦情委員会による苦情内容の確認
- 苦情委員会による解決案の調整、助言
- 話し合いの結果や改善事項等の書面での記録と確認
- 苦情解決責任者も苦情委員会の立会いを要請することができる